Zwolnienie dyscyplinarne jest jednym z najbardziej sformalizowanych a przez to najczęściej podważanych przez Sądy sposobów na zakończenie współpracy z pracownikiem. Dokonując zwolnienia pracownika w tym trybie pracodawca winien nie tylko zastanowić się, czy przyczyna takiego rozwiązania stosunku pracy jest należycie uzasadniona ale powinien również dochować należytej staranności przy formułowaniu samego dokumentu.
Zgodnie z przepisami kodeksu pracy umowa o pracę może zostać rozwiązana bez wypowiedzenia z winy pracownika w trzech sytuacjach. Zgodnie z art. 52 kp są nimi: ciężkie naruszenie podstawowych pracowniczych obowiązków, popełnienie przez pracownika przestępstwa, które uniemożliwia dalsze jego zatrudnianie a także zawiniona utrata uprawnień koniecznych do pracy. Należy jednocześnie pamiętać, że powyższy katalog jest wyczerpujący i poza wyżej wymienionymi sytuacjami nie jest dopuszczalne zwolnienie pracownika w tym trybie. Zwolnienie dyscyplinarne jest oświadczeniem woli pracodawcy. Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia jest zatem jednostronnym oświadczenie woli stanowiącym nadzwyczajny sposób ustania stosunku pracy, i powinno być stosowane przez pracodawcę w świetle judykatury Sądu Najwyższego z wyjątkową ostrożnością. W następstwie jego złożenia skutkuje zakończeniem stosunku pracy z chwilą dojścia do drugiej strony w taki sposób, żeby mogła się zapoznać z jego treścią.
Odmowa przyjęcia przez pracownika tego rodzaju oświadczenia woli pracodawcy jest prawnie bezskuteczna. Jeśli zatem pracownik odmówi podpisania oświadczenia o rozwiązaniu stosunku pracy, to takie zachowanie nie ma doniosłości prawnej. W efekcie i tak traci on pracę. Oświadczenie złożone pracownikowi jest dokonane w momencie, w którym doszło do niego w sposób pozwalający zapoznać się z jego treścią, choćby pracownik odmówił zapoznania się z nim, czy też w ogóle nie zapoznał się ze względu na to, że np. nie odebrał pisma na poczcie.
Pracodawca nie powinien jednak zapominać, że względy dowodowe przemawiają jednak za udokumentowaniem przez niego choćby w postaci sporządzenia stosownej treści notatki służbowej z faktu wręczenia pracownikowi wypowiedzenia.
Oświadczenie woli o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno być złożone na piśmie w języku zrozumiałym dla pracownika. Z punktu widzenia standardów wykładni oświadczeń woli decydujące znaczenie ma jego treść, a nie nadany mu przez pracodawcę tytuł np. „decyzja” zamiast „wypowiedzenie”
Do zachowania formy pisemnej wystarczy sporządzenie dokumentu i podpisanie go własnoręcznie przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną. Aby doszło do złożenia prawidłowego oświadczenia, nie jest konieczny podpis pracownika.
Co istotne brak formy pisemnej nie przesądza o nieważności czynności prawnej, a jedynie o jej wadliwości. Oznacza to, że zwolnienie ustne, pomimo swojej wadliwości jest ważne. W praktyce można się zatem zdarzyć „zalegalizowanie” wadliwego wypowiedzenia np. jeżeli nie zostało ono zaskarżone do Sądu.
Pracodawca może wręczyć pracownikowi zwolnienie dyscyplinarne nie później niż w ciągu miesiąca od momentu, w którym dowiedział się o przewinieniu swojego pracownika. Termin miesięczny jest zachowany, jeżeli najpóźniej ostatniego dnia oświadczenie woli pracodawcy doszło do pracownika w taki sposób, że mógł zapoznać się z jego treścią.
Niedopuszczalne jest zastosowanie zwolnienia dyscyplinarnego po upływie miesięcznego okresu. Zgodnie jednak z poglądem Sądu Najwyższego w razie nieznacznego naruszenia tego terminu możliwe jest oddalenie roszczenia pracownika z uwagi na sprzeczność z tzw. zasadami współżycia społecznego (wyrok z dnia 2 grudnia 2014 r., I PK 113/14, LEX nr 1622120). Oświadczenie woli o rozwiązaniu stosunku pracy bez wypowiedzenia musi zostać złożone w czasie trwania umowy o pracę. Dotyczy to także biegnącego okresu wypowiedzenia. Co więcej, może nawet nastąpić w terminie wypowiedzenia i to już po zakończeniu obowiązującego pracownika czasu pracy, jeżeli jego zachowanie realizuje przesłanki z art. 52 § 1 k.p., pod warunkiem że pracownik jeszcze tego dnia mógł się zapoznać z treścią oświadczenia.
Ponadto pismo o rozwiązaniu umowy w trybie dyscyplinarnym musi bezwzględnie zawierać podstawę i szczegółowe uzasadnienie przyczyny zwolnienia pracownika, a także pouczenie dla pracownika o możliwości odwołania się do sądu pracy w terminie 14 dni. Dokument wypowiedzenia musi zawierać również datę i podpis pracodawcy albo osoby upoważnionej. Jeśli którykolwiek z tych elementów zostanie pominięty, pracownik ma pełne prawo udać się do sądu pracy i oprócz przyczyny skarżyć również stronę formalną wypowiedzenia.
